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Microsoft北陸支店の仕事術

OutlookやOneNoteを使用した実際にMicrosoft北陸支店で取り組まれたノウハウが公開されている

その1:タスクとスケジュールを管理する
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!731.entry

その2:現状把握アナログ編
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!747.entry

その3:「禁止」の重要性
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!775.entry

その4:現状把握デジタル編
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!779.entry

その5:メモしてフラグ。そして貼り付ける
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!790.entry

その6:報告書は出しません
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!831.entry

その7:OneNoteとOutlookの連携
http://ms-hokuriku.spaces.live.com/blog/cns!523A417BE1B2C0A2!857.entry

多くはOfficeの中でOutlookとOneNoteを使用した効率化になる。

OneNoteってどうなの

はたして「OneNote」って聞いて何の事だかわかる人がどれだけいるのだろうか。何を隠そうこいつは実はれっきとしたOffice製品の一つなのだ。
これはOfficeのStandardはもちろん、Profesionalにすら含まれていない。EnterpriseかUltimateを購入しなければついてこない代物なのだ!なんてこったい。
私はたまたま、MicrosoftのイベントでUltimateを引き当てたので知ってはいたが、それがなければ存在すら知らなかったものだ。

記事にあるように、OneNoteを複数の人間で共有してあれこれするというのは面白いアイデアではあるが、普通の企業が社員全員にOneNoteを支給していることは無いのではないかと推測する。ITを生業としている(中小ではあるが)私の会社ですらOfficeのスイートはせいぜいProfessionalかStandardであって、十分それで事足りている。
もちろんOneNoteを個別に購入するという手もなくは無いし、実際私の同僚は自費で購入していたりもする(なんてこったい)が、これはちょっと例外であろう

とりあえず、OneNoteに関しては使い始めてはいるもののどうも習慣がつかない。これは、アナログなノートをいつも傍らに所持しながらデジタルのOneNoteに向かっているからどちらも中途半端になってしまっているのが原因だろう。
何かしら解決策を模索したい

Outlookは比較的機能する

Office2007を使用していて私が一番恩恵を受けているのはOutlookだろう。
「メーラーにOutlookなんて使っているのかよ!脆弱性は大丈夫なのか??」
って発言はあるが、基本的にMicrosoftで問題になるのはちゃんとパッチを当ててない場合だと思う。もちろん、パッチを当てたことによって、もしかすると年にたまにある「Windows税を納める日」になってしまうかもしれない。つまりは再インストールだ。
それはさておき、今のところそんな事態にはなっていない。

北陸支店での活用事例にあるようにメーラーとスケジューラ。そしてタスクリストが一体になっているお陰で一目見て状況を整理できるようになっている。

  1. メールが来る。たいてい上司からの小言だ
  2. メールをタスクリスト(仕事)にドラッグ&ドロップするとタスクが追加される
  3. スケジュール欄でそのタスクを行う予定時刻へドラッグ&ドロップする
  4. 小言に対する作業を終えたらタスクリストのフラッグを落とすことでタスクは完了される

といった感じで、それらが1画面で確認できるのはいいことだと思う。
私が今試しているのは、週の初めに1週間のスケジュールを印刷。そして週末に実際にどういう結果になったのかを確認することで自分のスケジューリング能力を鍛えていこうとしていることだ。ただ、世の中そんなにうまく回るものではなく、まだまだ修行が必要なのが現実。難しいのう

モバイルが困る

以前、WillComのW-ZERO3を使用していたときはOutlookとの連携が非常によかった。いや、正確には同期をとろうとして時々失敗してはいたんだけど、アプリケーションとしては連携を取ろうとしていた。
つまり、W-ZERO3にはOfficeのMobile版がインストールされていて、そこにはOutlookもタスクリストもOneNoteすら同期をとってくれる仕組みが用意されていたからだ。
ところがiPhoneにしてからは困った問題がある。連絡帳やメール設定。スケジュールの動機まではOutlookととってくれるにもかかわらず、タスクリストに関しては放置されて、それでいてなぜかOutlookの”メモ”なんて機能との同期はとっているのだ。
“メモ”なんてOutlookに備わっているの初めて知ったぜ。

iPhoneにはMacユーザー御用達のEverNoteがあって、これとOutlookのタスクリストと同期させたりすることができるのは知っている。もちろん、EverNoteは素晴らしいソフトなのだろう。私はまだインストールはしていないけど。
ただ、ただでさえiPhoneとOutlookを同期させているのに、もうひと手間かけてEverNoteと同期させるというのは非常にめんどうな気がしてならない。あまりあちこちと連携させると、何が最新なのかがわけが分からなくなりそうだ。こういうのはシンプルなのが重要で、面倒なのは必ず使わなくなってしまう。

とりあえず、これに対する答えはまだ思いついていない。Outlookを捨てたら?なんて話が出てきそうだけど、残念ながら今のところ予定がない。そこそこ気に入っているからだ。もちろん、立ち上がりの遅さには悪態をつくことが多々あるけどね。
さてはて。何かいい手は無いものか。そもそもiPhoneとOffice製品との組み合わせな時点で厳しいのはもちろん分かっているのだがなぁ

Outlookのお引越し

かえるはWILLCOMのW-ZERO3/Advanced[es]を使っています。

まぁ使ってると言っても電話として使っているわけではなく
ほとんど予定管理や名刺管理のみになってしまっていますが。
あ、MP3も聞いてます。

今まではデスクトップPCにインストールされたOffice2000と連動を取っていたのですが、
今回dynabook購入にあたってインストールしたOffice2007との連動を行おうとしました

WindowsMobile6.0のPCとの連動は、基本的に2大のPCまでになります。
(少なくともAdvanced[es]はそうなっている)
そのうち、Outlookとの連動が行えるのは1台だけ。
その設定を、Advanced[es]側で変えてしまうと。。。。

連動対象が変わる=今まで連動したものが消える

って事になるみたいです。
というか、一度すべての連絡先が消えたことがあります。。。。

今回、そんな過ちを繰り返さないために

1.旧PCで一度同期をとる
2.Outlookの情報をエクスポート
3.新PCでOutlookの情報をインポート
4.新PCでAdvanced[es]との同期設定を行う

って事にしました。
というわけで早速作業を開始し、手順でいうところの3番。OutlookのエクスポートファイルXXX.pstファイルを
インポートしようとしたら

f:id:krote:20080318001232j:image

これですよ。
ネット上で調べてみた限りでは
・読み取り専用になっている
  →なっていません
・アクセス権が本当にない
  →いや、フルコントロールになっているんだけど
・Outlookの修復を
  →いやいや、修復も何も現在はまっさらですよ!旦那!

さてはて。どういう事やら。

WindowsVistaでは確かに権限の設定がいろいろめんどくさそうだ。
たとえばCドライブ直下にファイルをコピーするには管理者の権限が必要だったりする。
あれこれ考えた末、pstファイルを

C:\ユーザー\XXX\AppData\

の下に移動して実行してみたら

f:id:krote:20080318001229j:image

問題なく先に進むことができた。

ということは、やっぱりアプリケーションがアクセスできる”位置”ってのが
ずいぶんと制限されたことになるのかな。
たとえ、実行しているユーザーがそのファイルに対してのアクセス権があったとしても
そのアプリケーションが”そこ”に対してアクセスできるとは限らない。。。

うーん。
安全なような気がしないではないけど、とても面倒だなぁ
ま、今までのWindowsがそのあたりのセキュリティがザルだったのがいけないんですかね。

ちょっと思わぬところにつまづいてしまった。

Outlook 受信トレイの修復

先週一週間会社を開けていたせいで、メールが600件ほどたまっていた。ので、会社に行って最初に行う仕事はメールの受信と内容の確認であった。
Office2007からOutlookを使っているのだけど、受信が異様に遅い。受信するだけでも遅いのだが、それをさらに振り分けてみることができるようになるまでも時間がかかる。というわけで、メールを受信している間に別の仕事をしていてんだけど…
メモリを使いすぎたせいか知らないが、Outlookが異常終了してしまった。さらに、起動しようとしても”pstファイルが壊れているので修復してください”というメッセージが出て起動することができない。メッセージで促すくらいなら自動修復してくれてもいいのに…

というわけで、前置きが長くなってしまったけどOutlookの個人用フォルダファイルである”pst”ファイルを修復しなければいけない。
修復にはSCANPSTというツールで修復することになるのだが、ここで自分が使っているPSTファイルを指定する必要がある。ご丁寧にメッセージにPSTファイルのフルパスが書かれているので、それを指定しようとしたら・・・

ない

メッセージに指定された場所は
\\Users\XXXX\AppData\Local\Microsoft\Office
探し回った挙句に見つけた場所は
\\Users\XXXX\AppData\Local\Microsoft\Outlook
だった。うーん・・・なんでだろ。
Microsoftのページには修復ツールの使い方が説明されている

受信トレイ修復ツールを使用する
http://office.microsoft.com/ja-jp/outlook/HP010210641041.aspx

修復ツールそのものの使い方は書いてあるのだが、PSTファイルを明確には指定していない。これは、自分自身でPSTファイルを指定してOutlookを起動させることができるから、下手に指定できていないのかもしれないが、多くの人にとっては位置なんて変えるわけない。
せめてそのあたりのガイドもつけておいてほしいものだ